Миколаївська обласна рада
професійних спілок

Визначення поняття «штатний розпис» у будь-яких нормативно-правових актах не існує. На практиці використовується таке поняття, яке містить юридичний словник: «Штатний розпис — це документ, який установлює на даному підприємстві, в установі, організації структуру, штати і посадові оклади працівників. Штатний розпис містить назву посад, чисельність працівників і оклади по кожній посаді».

Наявність штатного розпису є запорукою уникнення непорозумінь з представниками органів контролю за виконанням законодавства про працю, податкових органів, а також можливих трудових спорів з працівниками.

Під час створення будь-якого підприємства, установи, організації  складається штатний розпис, який визначає його структуру, які посади обійматимуть майбутні працівники, скільки потрібно працівників і яким буде розмір їх заробітної плати. Відповідно до ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає власну організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Всі підприємства, установи та організації (далі - підприємства), незалежно від форми їх власності та відомчої приналежності,  повинні  мати штатний розпис, оформлений відповідним чином. На підставі штатного розпису, а також керуючись правилами внутрішнього трудового розпорядку та посадовими (робочими) інструкціями, роботодавець приймає рішення по персоналу, зокрема: про прийняття та звільнення з роботи, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові відповідно до посади, яку він посідає, а кадрова служба  здійснює добір персоналу, оформляє відповідні документи, у т. ч. накази (розпорядження), аналізує якісний склад працівників, вносить роботодавцеві пропозиції щодо поліпшення складу працівників, оформляє в установленому порядку облікову та інформаційно-довідкову документацію, готує відповідну статистичну звітність.

Складається штатний розпис у цілому по підприємству та розробляється на підставі затвердженої структури підприємства та чисельності його працівників, положення про оплату праці (яке може бути додатком до колективного договору) та з урахуванням вимог чинного законодавства, зокрема: Закону України «Про оплату праці», Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соці­ального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», випусків Довідників кваліфікаційних характеристик професій (випуски ДКХП є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах усіх форм власності і видів економічної діяльності).

Розробляє штатний розпис, як правило, відділ праці і заробітної плати. На підприємствах, де такого відділу нема, розроблення цього документа може бути покладено на інший структурний підрозділ (наприклад, бухгалтерію, планово-економічний відділ, або відділ кадрів) або, за рішенням керівника підприємства, на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми (локальними) актами.

Штатний розпис складається у довільній формі, оскільки вона не регламентується жодним нормативним документом (крім бюджетних установ і організацій, які складають штатний розпис за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України зі змінами та доповненнями від 28 січня 2002 року № 57).

Штатний розпис затверджує керівник підприємства своїм наказом (розпорядженням), якщо інше не зазначено в установчих документах. Після затвердження штатний розпис набуває статусу нормативного акта підприємства.

З цього питання Міністерство праці і соціальної політики України в листі від 17 червня 2008 року № 165/06/186-08 зазначило, що «…з урахуванням потреби регулювання і забезпечення прав працівників на працю, захисту від незаконного звільнення і оплати праці затвердження штатного розпису є обов’язковим, а відсутність його слід вважати порушенням вимог законодавства, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з частиною 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні порушення».

Показники, які містить штатний розпис, а саме: чисельність і професійно-кваліфікаційний склад працівників, розмір посадового окладу і тарифної ставки (окладу), а також розмір надбавки (доплати), якщо це передбачено положенням про оплату праці, діють у певному періоді. Зазвичай оптимальним періодом є календарний рік.

Період дії штатного розпису можна не вказувати. Якщо не вказати період його дії, то можна застосовувати його впродовж всієї діяльності підприємства до внесення до нього змін.

Обмеження відносно терміну затвердження штатного розпису є лише для бюджетних установ - вони затверджують свої штатні розписи в місячний строк з початку року  (п.45 постанови КМУ № 228 вiд 28.02.2002 pоку зі змінами «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження i основних вимог дo виконання кошторисів бюджетних установ»).

Протягом року керівник підприємства на підставі наказу (розпорядження) по підприємству має право у будь-який час внести зміни до штатного розпису, зокрема:

- у разі створення нових або ліквідації наявних структурних підрозділів;

- у разі потреби ввести додатково певні посади (професії) чи, навпаки, вивести певну кількість штатних одиниць;

- у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, внаслідок чого змінюються розміри оплати праці, розряди, класи, назви професій, посад.

Кількість і періодичність внесення змін до штатного розпису протягом року законодавством не обмежується.

Потребує внесення змін до штатного розпису також виявлена невідповідність назви професії (посади) Національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі - КП) у трудовій книжці.Порушення правил ведення трудових книжок працівників, а саме: внесення записів про посаду (професію), що не відповідають КП, тягне за собою адміністративну відповідальність посадових осіб у вигляді штрафу від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні порушення).

Невідповідність назви посади (професії) КП в штатному розписі, а в подальшому — в наказі (розпорядженні) про прийняття (переведення на іншу роботу) працівника і в трудовій книжці може призвести до серйозних труднощів, зокрема, при оформлені пенсії, наданні додаткової відпустки, укладенні договору про повну матеріальну відповідальність, наданні пільг і компенсацій, передбачених колективним договором.

Згідно зі статтею 37 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України  від 12.04.2012 № 578/5 штатні розписи та переліки змін до них зберігаються за місцем їх складання і затвердження – постійно.

Відсутність штатного розпису з точки зору накладання фінансових санкцій можна кваліфікувати як порушення інших вимог трудового законодавства, за які роботодавцю загрожує штраф в розмірі мінімальної заробітної плати (абз.6 ч.2 cт.265 К3пП). Сплата штрафу не звільняє від усунення порушень законодавства про працю.