Миколаївська обласна рада
професійних спілок

    Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями. У тому числі, відрядженим працівникам виплачується вартість проїзду до місця призначення і назад.

    Порядок та умови відшкодування працівникам витрат на відрядження визначено в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (далі – Інструкція), затвердженій наказом Міністерства фінансів України №59 від 13.03.98 (в редакції наказу Міністерства фінансів України від 17.03.2011 №362, зареєстрованого Міністерством юстиції України 29.03.2011 за № 410/19148).

    Відповідно до п.6 розділу ІІ Інструкції, витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті. Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат (п.12 розділу ІІ Інструкції).

   Підтвердними документами для відшкодування витрат на проїзд є транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки.

   Згідно з Правилами перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України (далі – Правила), затвердженими наказом Міністерства транспорту та зв’язку України від 27.12.2006 № 1196, оформлення проїзних документів, у тому числі електронних, провадиться із унесенням до проїзних документів прізвища та імені пасажира зі слів особи, яка оплачує проїзний документ. При цьому під час отримання документа пасажир повинен, не відходячи від каси, перевірити правильність зазначених у ньому відомостей, у тому числі прізвища й імені.

   Відповідно до п.7.3 Правил, пасажири без проїзних документів чи з недійсними проїзними документами, з прізвищем та іменем у проїзному документі, які не відповідають даним документа, що посвідчує особу (за винятком допущених описок не більше трьох знаків), у вагон не допускаються. Правило допуску до вагону пасажира за проїзним документом з трьома помилками у прізвищі й імені діє лише щодо можливості посадки на потяг.

   Відповідно до роз’яснення Міністерства фінансів України, під час відшкодування витрат на проїзд, оскільки квитки на потяг сьогодні іменні, прізвище та ім’я працівника, зазначені в проїзному документі, мають збігатися з прізвищем та іменем направленого у відрядження працівника згідно з наказом про відрядження. У разі недотримання такої умови законодавчі підстави для відшкодування витрат на проїзд відсутні.

   Тому підприємства, установи й організації, направляючи працівників у відрядження мають звертати їхню увагу на те, щоб під час оформлення проїзних документів працівники перевіряли правильність зазначеної в них інформації, зокрема прізвища й імені.

Водночас у Листі Мінсоцполітики від 26.04.2013 № 478/13/84-13 звертається увага на те, що положення Інструкції є обов’язковими лише для органів державної влади, підприємств, установ, організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Тому, госпрозрахунковим підприємствам питання стосовно відряджень, у т.ч. щодо порядку й умов відшкодування працівникам витрат на відрядження, доцільно врегулювати у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених чинним законодавством України.