Миколаївська обласна рада
професійних спілок

Відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України (далі за текстом — КЗпП) основним документом, що підтверджує трудовий стаж, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, у т. ч. про час роботи на конкретному підприємстві, в установі, організації трудовий стаж підтверджується на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, архівними установами, а в окремих випадках — показаннями свідків.

Із урахуванням положень Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58, та Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 р. № 637, можливі такі варіанти підтвердження трудового стажу.

У разі втрати трудової книжки після звільнення працівник має право (згідно з пунктом 5.1 Інструкції № 58) заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи. Не пізніше ніж через 15 днів після подання заяви, а в разі виникнення ускладнень — в інші строки, роботодавець за місцем останньої роботи видає колишньому працівнику нову трудову книжку з надписом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки. У графу 3 розділу «Відомості про роботу» такої трудової книжки вноситься спочатку запис про загальний стаж роботи (сумарно) із зазначенням загальної кількості років, місяців, днів роботи.

Якщо працівник надасть відповідні документи, що підтверджують його роботу в минулому на інших підприємствах (а це можуть бути витяги з наказів або копії наказів про прийняття та звільнення з роботи, копії особових карток, документи з особових справ), то після запису про загальний стаж роботи роботодавець за останнім місцем роботи вносить також дані про трудовий стаж за окремими періодами роботи без зазначення номерів записів.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це також робиться відповідний запис.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом та виконання роботи в порядку суміщення професій (посад) вноситься в дублікат трудової книжки за бажанням працівника.

Роботодавець за останнім місцем роботи зобов'язаний сприяти колишньому працівнику, який втратив трудову книжку, в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

У випадку звернення за призначенням пенсії за відсутності трудової книжки підтвердження стажу роботи здійснюється на підставі наданих працівником документів, передбачених пунктом 3 Порядку № 637, зокрема: довідок, витягів з наказів, особових справ, відомостей про видачу заробітної плати, посвідчень, характеристик, письмових договорів з відмітками про їх виконання та інших документів, які містять відомості про періоди роботи.

Також підтверджувати трудовий стаж можуть членські квитки профспілок.

Якщо в працівника немає трудової книжки (або дубліката), а також документів про наявний стаж роботи та неможливо їх одержати у зв'язку з ліквідацією підприємства або відсутністю архівних даних, відповідно пункту 18Порядку № 637 то трудовий стаж може бути встановлено на підставі показань не менше двох свідків, які знали заявника по спільній роботі на одному підприємстві (у т. ч. в колгоспі) або в одній системі і мають документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу працівника. У цьому разі підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду України.

В усіх випадках для підтвердження трудового стажу мають надаватися документи, підписані посадовими особами та засвідчені печаткою, а довідки, які містять відомості про періоди роботи, видаються на підставі відповідних документів.